كلنا نرتكب أخطاء ، وأحيانًا يُجبرنا على طلب الصفح من الآخرين عن العلاقة الفاسدة. لذا فإن اعتذار الخطاب هو أحد أنواع الحروف المعقدة. بعد كل شيء ، في هذه الرسالة ، غالباً ما يلمس المؤلف ندمه (وأحياناً لا توجد رغبة في الاعتذار ، وفي المراسلات التجارية يحدث أن عليك أن تعتذر ليس بالضرورة عن أخطائك).
لطلب الاستغناء أمر ضروري. بعد كل شيء ، فإن القدرة على الاعتراف بالخطأ ، وأخطائهم واستعدادهم لتصحيحها في نفس الوقت هو عنصر هام في صورة كل منظمة. تحمل الاعتذارات المكتوبة الهدف الرئيسي كاعتذار ، مع الحفاظ في نفس الوقت على وجه الشركة واستعادة العلاقات الفاسدة. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم تقليل حادثة الصراع المحتملة ، مع تقليل العواقب السلبية للخطأ. يجب إرسال خطابات الاعتذار في الحالات التالية:
- السلوك الخاطئ من جانبك تجاه موظفي منظمة أخرى (بغض النظر عن السبب الجذري للسلوك اللاإنساني).
- في حالة عدم الوفاء بالتزاماتك التعاقدية (بغض النظر عن السبب).
- السلوك غير الصحيح لموظفيك ، والذي أصبح نوعًا من المجال العام.
- في حالة القوة القاهرة.
كيف تكتب خطاب اعتذار؟
الاعتذارات المكتوبة لها بنية لا تحمل أي اختلافات خاصة من بنية خطاب العمل العادي ، ولكن الموضوع سيكون الخيار الأفضل إذا جعلت موضوع الرسالة محايدا ، ولا تركز على حقيقة أن هذه الرسالة هي اعتذار. دعوا توقيع الخطاب من قبل المدير الأعلى للشركة. من الضروري خلق الانطباع بأن المدير مدرك لأهمية المشكلة التي تم إنشاؤها بطريقة خاطئة ، ومع الأسف الشديد لما حدث ، يكون جاهزًا لطلب الاستغفار من الطرف المتضرر. يؤثر نص الاعتذار على استعادة السمعة المهنية لشركتك أو مسؤولك.
اعتمادا على النموذج ، يتم تقسيم النص إلى: الجزء التمهيدي والجزء الرئيسي والاستنتاج. يتم تقديم الاعتذار مرة واحدة فقط في الجزء التمهيدي من الرسالة. الفقرة الثانية هي الجزء الرئيسي. من الضروري توضيح سبب ما حدث. تجنب عبارات "مشكلة صغيرة" ، وتأخير صغير ، "وما إلى ذلك. الفقرة الثالثة هي تعبير عن الحزن والأسف. وينبغي أن يعبر الاستنتاج عن الأمل في أن تحدث هذه الحالة مرة أخرى.
لا تنسَ أنه إذا فعلت كل شيء بشكل صحيح ، فعندئذ ، بدلاً من موظف غير راضٍ في شركة أو عميل آخر ، احصل على عدد قليل من الأشخاص الدائمين.